Happy im Home-Office
Diese vervirten Zeiten verlangen Arbeitnehmern und Arbeitgebern so einiges ab, um nicht zu sagen: Sie bringen alle mehrfach täglich, fast stündlich an unsere Grenzen.
Die Angst davor, dass Betriebe lahmgelegt sein könnten – mit jeder Horrormeldung wird es uns immer mulmiger ums Herz.
Damit Sie gewappnet sind, um erfolgreich im Home-Office tätig zu sein, finden Sie im Folgenden einige Informationen zusammengestellt – die sowohl technischer als auch organisatorischer Natur sind.
Viel Erfolg damit!
Notbetrieb gewährleisten
Wer ist für Ihr Unternehmen unverzichtbar? Wo hätte ein Ausfall die negativsten Folgen? Diesen Mitarbeitern sollten Sie als allererstes die Möglichkeit geben, sich im Homeoffice aufzuhalten und dort zu arbeiten.
Firmeneigene Geräte fürs Homeoffice
Erlauben Sie Ihren Mitarbeiter nicht, ihre eigenen (privaten) Geräte für die Arbeit im Homeoffice zu verwenden. Geschäftliche Daten haben auf diesem nichts zu suchen. Es lässt sich auch nicht wirklich überprüfen, ob wie sicher die zu Hause-Geräte sind.
Verschlüsselung für Festplatten
Seit einigen Windows Versionen beherrschen alle Geräte eine eingebaute Festplattenverschlüsselung. Diese lässt sich mit nur wenigen Klicks aktivieren. Sollte das Notebook dann verloren gehen, hat ein bösartiger Finder nun keine Chance mehr an die Daten zu gelangen und Sie haben kein Problem mit den Datenschutzbehörden.
Verschlüsseln Sie Ihre Verbindung ins Firmennetz
Mittels einer sogenannten VPN-Verbindung können Sie sehr einfach für Ihre Mitarbeiter einen Zugang ins Firmennetz zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit bieten heute nahezu alle Router bzw. Firewalls an. Die Verbindung ist automatisch verschlüsselt und somit sind Ihre Daten sicher durchs Internet unterwegs. Und kein externer „Mithörer“ hat die Möglichkeit diese einzusehen.
Mehrfaktor Authentifizierung
Aktivieren Sie unbedingt für das Login ins Firmennetzwerk. Um sich dann anzumelden, benötigt Mitarbeiter eine zusätzliche Authentifizierungsmethode. Dies kann beispielsweise eine SMS sein oder – je nach Anbieter – auch eine besondere Authenticator-App (z.B. Google Authenticator oder das Pendant von Microsoft). In jedem Fall schützen Sie sich so noch besser, auch wenn der Aufwand für die Anmeldung deutlich steigt.
Worauf darf der Mitarbeiter zu greifen, und wie macht er es?
Definieren Sie klar, was der Mitarbeiter von zu Hause aus darf und worauf er zugreifen darf. Hier gilt es zu wissen, dass sehr viele Anwendungen durch den VPN-Tunnel sehr langsam funktionieren und praktisch nicht bedienbar sind.
Besser ist die Einwahl über einen Terminalserver. Diesen muss Ihre IT allerdings erst bereitstellen, was Zeit und Planung braucht. Als schnelle Alternative dazu: Loggen Sie sich nach dem Verbindungsaufbau per VPN mittels Remote-Desktop-Verbindung direkt auf Ihren PC in der Firma.
Telefonische Erreichbarkeit
Die meisten modernen Telefonsysteme sind sehr einfach so einzustellen, dass Ihr Mitarbeiter zu Hause unter derselben Nummer wie im Geschäft erreichbar ist. Sogenannte VoIP-Technologie „schickt“ die Anrufe direkt vom Telefonserver (meistens steht der im Internet) auf das passende Telefon, das nun eben zu Hause bei Ihrem Mitarbeiter steht.
Sollte Ihre Telefonanlage ihr Anbieter moderne Technologie noch nicht unterstützen, so haben Sie in jedem Fall die Möglichkeit über eine einfache Weiterleitung auf das Handy ihres Mitarbeiters das Telefonat an den richtigen Platz zu bekommen.
Hat ihr Mitarbeiter allerdings kein Geschäftshandy, vergessen Sie nicht zu klären, wer für eventuell entstehende Kosten bei telefonieren aufkommt.
Austausch per Text-Nachricht oder Chat
Damit die Mitarbeiter nicht wegen jeder Kleinigkeit miteinander telefonieren müssen, empfiehlt sich der Einsatz einer Lösung, wie z.B. Microsoft Teams. Teams ist natürlich weit mehr als nur der Austausch von Nachrichten, worauf wir hier aber nicht weiter eingehen wollen.
Von der Benutzung von WhatsApp o.ä. raten wir aus den bekannten datenschutzrechtlichen Gründen ab.
In Ruhe arbeiten können
Bedenken Sie, dass zu Hause eventuell noch weitere Personen herumspringen, die Sie bewusst oder unbewusst von Ihrer Arbeit ablenken können. Definieren und leben Sie darum am besten gleich von Beginn an Regeln für Ihre Familie und im Besonderen auch Ihre Kinder, damit alle wissen, woran sie sich halten müssen.
Externe Medien und Internet am Firmen-Notebook
In Bezug auf die Gefahr den Firmen PC zu verseuchen, klären Sie bitte miteinander ab, welche externen Medien (wie beispielsweise USB-Sticks) Sie anschließen dürfen und welche nicht. Achten Sie auch im Besonderen im normalen Arbeitsalltag auch darauf, dass Sie sicher im Internet unterwegs sind, und keine verdächtigen Links klicken. Auch die Sperre des PCs empfiehlt sich zu Hause ebenso wie am Arbeitsplatz.
Klare Vereinbarungen zwischen Chef und Mitarbeiter
Damit es keine Missverständnisse zwischen Chefs und Mitarbeitern gibt, ist es notwendig, klar zu definieren, wie sich die Arbeit im Homeoffice praktisch gestaltet, was gemacht werden darf, muss, soll, und was nicht.
Im Besonderen gilt es hier den zeitlichen Umfang zu bedenken.
Das Homeoffice passt bestimmt auch nicht zu jedem Mitarbeiter, darum sollten Sie mit jedem einzelnen klären, ob dieses Modell überhaupt eine Alternative darstellt.
Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern
Nur weil ein Mitarbeiter bei Ihnen in der Firma sitzt, heißt dies noch lange nicht, dass sein Arbeitsergebnis von hoher Qualität herauskommt. Dies muss zu Hause zwar auch nicht der Fall sein, versuchen Sie dennoch den Mitarbeiter von der Leine zu lassen und vertrauen Sie darauf, dass die Mitarbeiter die Zeit zu Hause in Ihrem Sinne nutzen.
Die Alternative in diesen Zeiten wäre nur eine Krankschreibung, und die für Sie in jedem Fall teurer.
Arbeitsleistung messen
Nicht wirklich ein spontanes Thema für diese Krise, aber grundsätzlich zu beachten gilt: Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern ein regelmäßiges Homeoffice ermöglichen, müssen sie ein Modell entwickeln, dass die Messung der Mitarbeiterleistung zulässt. Wichtig hierbei ist es darauf zu achten, dass die Mitarbeiter – entsprechend ihrer Arbeitsweise – die Möglichkeit haben, nachzuweisen, dass sie für Ihr Unternehmen gearbeitet haben.
Thema Mitarbeiterführung
Vergessen Sie nicht, dass Mitarbeiter im Home-Office genauso Führung brauchen, wie diejenigen, die in der Firma sitzen. Vereinbaren Sie darum regelmäßige Calls und vergessen Sie auch nicht, Rückmeldungen zur Arbeitsleistung des Mitarbeiters zu geben.
Meeting-Kultur
Für Mitarbeiter, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten, gilt es auch die Kultur für Besprechungen und Austausch neu durch zu denken und in Folge auch zu überarbeiten bzw. anzupassen. Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig und je nach Unternehmen unterschiedlich. Sie reichen beispielsweise von einem festen Tag, an dem alle Mitarbeiter in der Firma sind, bis hin zu regelmäßigen Online-Meetings, bei denen sich die Mitarbeiter austauschen können.
Apropos Kultur
Natürlich gilt es auch darüber hinaus, die gesamte Unternehmenskultur zu prüfen, zu hinterfragen, und gegebenenfalls neu zu definieren, wenn es um modernes und digitales Arbeiten geht.
Vergessen Sie nicht, dass auch Sie und die Kollegen ohne Home-Office sich an die flexiblen und neuen Arbeitsmodelle anpassen müssen. Und diese müssen eben auch zu den Mitarbeitern passen. Tipp: Starten Sie jetzt, machen Sie es einfach neu und probieren Sie es aus, einmal etwas Neues zu machen.
